Você já ouviu falar em organograma? Pois bem, existem diversos processos que fazem parte de uma organização e são essenciais para o funcionamento dela. Então, para que a rotina tenha harmonia e lógica, algumas orientações são seguidas no ambiente corporativo. Um dos métodos utilizados é o organograma.
No entanto, a primeira coisa que vem a sua mente após escutar a palavra organograma é a estrutura de cargos dentro de uma empresa, correto? E está correto, mas poucas pessoas entendem a verdadeira importância dessa ferramenta para uma organização.
O organograma tem algumas funções essenciais, mas as principais são: coordenar e organizar os setores de uma empresa. Isso porque, é comum que toda empresa tenha um nível hierárquico entre seus colaboradores e gestores e esses níveis são organizados de acordo com os cargos.
Mas será que a sua organização se preocupa em deixar clara essas informações para os seus colaboradores? Embora pareça um simples documento, ele é muito essencial para todos os times da empresa. Além de tudo, o organograma também pode ser utilizado para garantir um bom trabalho na organização, evitando um ambiente caótico e desorganizado.
Por isso, criar um organograma para a sua empresa se tornou essencial. Isso porque, é ela quem vai determinar a melhor organização para o seu negócio. Quer saber como ter um organograma de sucesso? Continue a leitura deste artigo, que nós iremos te explicar tudo sobre um organograma.
O que é Organograma?
Antes de mais nada, é importante contextualizar sobre o que é essa prática. Vamos lá? Pois então, o organograma é basicamente a estrutura organizacional da sua empresa. No entanto, ele também pode ser caracterizado pela forma como a sua empresa organiza as suas equipes, funções, setores, cargos e hierarquias.
Nesse sentido, essa organização é feita para garantir que todos os seus colaboradores realizem as suas funções da melhor forma possível. Além de, claro, servir como um esqueleto para a empresa, já que o organograma se disponibiliza a definir os papéis e departamentos que existem dentro da empresa, dando maior direcionamento para que a organização funcione.
E claro, quando os colaboradores entendem como funcionam os cargos e a estrutura geral da empresa, eles se sentem mais seguros e confiantes para realizar as suas funções. Isso também está altamente ligado com o relacionamento interpessoal dos colaboradores.
Portanto, podemos dizer que o organograma é essencial para as estratégias da empresa. Agora que você já conseguiu entender o que é um organograma, vamos continuar a nossa caminhada.
Para que serve o Organograma?
A princípio, já citamos as funções básicas de um organograma no tópico anterior, correto? Mas é importante dizer que, um organograma vai muito além de todas as características e também serve para outras finalidades. Por isso, você vai conhecer outros pontos que tornam o organograma ainda mais essencial. Entenda!
Demonstrar a estrutura da empresa para os colaboradores
Não há dúvidas que o primeiro ponto importante é sobre a comunicação da empresa, correto? Infelizmente, principalmente, em empresas de grande porte, muitos funcionários acabam não sabendo sobre todos os cargos e departamentos que existem dentro da organização.
Por isso, é muito importante que o organograma da empresa seja apresentado com clareza para todos os colaboradores, pois além de o colaborador ter a sua função mais clara, o mesmo passa a perceber a importância dos outros cargos.
Além disso, comunicar a um funcionário sobre o organograma da empresa é essencial para a motivação dos mesmos, afinal, muitos que estão na empresa desejam alcançar cargos maiores.
Maximiza a Produtividade
De fato, é muito comum que em algum dia de trabalho você se sinta desmotivado, seja por um motivo pessoal ou profissional. E claro, a desmotivação interfere na produtividade. Aliás, não só os possíveis problemas citados, mas existem diversas formas de abaixar o nosso desempenho no mundo corporativo.
Uma pesquisa feita pela revista Exame, diz que apenas 39% de todos os funcionários da empresa são produtivos e a grande maioria está sujeita a deixar o tempo passar com atividades paralelas.
Com isso, você sabia que o organograma pode evitar a desmotivação de um colaborador em um ambiente de trabalho? Quando um funcionário entende qual é o seu papel, ele também consegue visualizar quais pontos podem melhorar o seu desempenho na organização.
Além disso, os colaboradores passam a ter um alinhamento melhor sobre a estrutura organizacional e se sentem melhor como equipes, tornando-se mais motivados e, consequentemente, mais produtivos.
Melhora no processo de Onboarding
Em primeiro lugar, é importante dizer que é muito comum quando um funcionário é contratado, o mesmo passa por uma integração, que funciona como um período para ele conhecer melhor a empresa e se sentir mais próximo da organização. Geralmente, uma pessoa do time de recursos humanos fica como responsável para esta missão.
O processo de integração é conhecido como onboarding e precisa ser muito bem feito para que tudo ocorra bem com o novo integrante da empresa. Então, o contratado deve ser apresentado para todos os líderes, todas as equipes, incluindo, os seus colegas de trabalho direto.
Com o organograma, fica muito mais fácil para que o colaborador conheça quem são seus superiores, quais cargos terão contato a até mesmo quem a recorrer em situações de conflitos e problemas.
O que está ferindo o desempenho da empresa
É inegável, que com um bom organograma é possível que a sua empresa tenha uma visão mais clara sobre tudo que não está funcionando dentro da sua organização.
Por isso, é muito importante que as empresas façam uma estrutura completa e complexa, pois alguns setores podem ter funções semelhantes, mas com equipes diferentes. Então, além de serem resolvidas facilmente, também evita conflitos entre os trabalhadores.
Além disso, o organograma também é uma ferramenta que permite que a empresa observe quais cargos e funções podem ser implementados de forma que aumenta a produtividade da organização.
E claro, também aprimorar as funções já existentes, como dar treinamentos aos seus funcionários. Deste modo, é necessário melhorar a cultura organizacional da empresa e proporcionar um plano de carreira aos trabalhadores.
Obter uma cultura de Proatividade
Infelizmente, uma empresa muito burocrática, pode se tornar prejudicial para o funcionamento da mesma. Isso porque, esse tipo de gestão não é bom para a realização de atividades dos colaboradores, para a resolução de problemas e até mesmo para a motivação dos funcionários.
Desta forma, é muito importante centralizar todas as informações da empresa em um só lugar, pois isso facilita visualizar quais atividades estão tendo mais prioridade na organização ou quais departamentos estão retendo mais funcionários do que o normal.
Além disso, com o organograma é possível identificar com qual profissional falar quando se tem um tipo específico de problema. Por isso, essa ferramenta é tão importante.
Quais são as características do Organograma?
Apesar de muitas características e finalidades, o conceito geral de um organograma é simples, não é verdade? No entanto, apesar da sua facilidade, muitos colaboradores ainda se sentem confusos quando se deparam com um organograma.
Desta forma, separamos as características principais e explicaremos cada uma delas para você. E claro, isso ajudará você a montar o seu organograma de forma mais eficiente. Vamos analisar?
Linhas de Comunicação
Antes de tudo, elas são representadas por linhas contínuas que demonstram os cargos e as áreas da empresa. Ela indica que existe uma hierarquia entre todos os departamentos da organização.
Hierarquia
Esse termo é representado por linhas de cima para baixo. Isso significa que demonstram o cargo maior para o menor. É importante saber que essas linhas precisam estar da esquerda para a direita e de dentro para fora.
Unidades de Trabalho
Nessas unidades você deve colocar quem está sendo representado, ou seja, o nome do funcionário, do departamento e da equipe.
Divisão Horizontal do trabalho
Representam os cargos e salários que estão na mesma linha, ou seja, mostra todos os profissionais que possuem o mesmo nível hierárquico.
Quais são os principais modelos e como escolher o Organograma ideal?
De fato, existem muitos modelos de organogramas e, claro, muitos deles com designs e formas diferentes. Por isso, a escolha ideal dependerá da gestão de cada empresa, pois a representação varia de acordo com as necessidades da mesma.
No entanto, existem três modelos que se destacam, por serem mais comuns no mercado de trabalho, que são: o clássico, o circular e o funcional. Mas existem outros modelos que vocês verão a seguir. Acompanhe!
1- Organograma Clássico ou Vertical
Em primeiro lugar, temos o organograma clássico, também conhecido como vertical, que representa o nível hierárquico mais elevado da empresa, geralmente ocupado pelo presidente.
Nesse sentido, seguindo uma linha de hierarquia, abaixo deste cargo estão os vice-presidentes de algumas áreas, como por exemplo, de finanças, de vendas, entre outras que fazem parte da empresa.
Em conseguinte, cada bloco que está por vir, precisa representar um cargo que esteja abaixo do nível anterior. Assim, esse modelo serve para deixar claro quem está subordinado a quem.
2- Organograma Circular ou Radial
Nesse caso, o organograma circular, ou radial, representa a hierarquia da empresa de forma bem leve, pois dispõe todos os cargos lado a lado. Então ela pode ser representada por círculos. Imagina que, nesse círculo, está no meio o presidente geral da empresa.
Desta forma, ao abrir o círculo seguem os cargos hierárquicos que estão abaixo e que estejam relacionados entre si. Além disso, o círculo vai se separando por algumas “fatias” e nelas estão os cargos e funções.
Geralmente, a empresa que utiliza esse tipo de organograma é mais inovadora, não opta por poder de cargos maiores e sim focar em dar destaque aos cargos que se relacionam uns com os outros.
3- Organograma Funcional
Para que você entenda melhor, o organograma funcional é muito parecido com o vertical, porém, ele possui uma característica determinante que os diferenciam. Isso porque, o seu objetivo não é determinar a hierarquia entre os cargos dentro da empresa, mas sim representar as relações funcionais existentes.
Deste modo, é muito mais fácil para que os colaboradores entendam o fluxo de trabalho dentro da organização.
4- Organograma Matricial
O organograma matricial, por sua vez, também apresenta alguns pontos parecidos com o organograma vertical. O que diferencia os dois termos, é que o organograma matricial não é indicado para as empresas que querem ter as funções mais alinhadas, mas sim a estruturação de processos.
Desta forma, as empresas que utilizam este tipo de organograma, são mais dinâmicas e flexíveis. Geralmente, as empresas dividem grupos, ou seja, equipes para realizar a execução dos projetos.
5- Organograma Linear de Responsabilidade
O organograma linear de responsabilidade é o mais diferente de todos os gráficos, ou seja, é com isso que ele se torna único em meio a tantas formas de organogramas. Isso porque, ele é o único que indica qual tipo de informação realmente precisa.
Esse organograma tem como “responsabilidade” mostrar qual profissional ou área fica responsável de realizar tal função ou projeto. Por isso, a sua estrutura é um pouco mais complexa.
Além disso, o modelo é feito em uma forma horizontal dos cargos e na vertical seriam as tarefas que esses cargos precisam cumprir.
6- Organograma em Barras
Por fim, o organograma em barras é o menos utilizado pelas empresas. Isso porque, seu objetivo é simplesmente a estruturação das hierarquias, mas não faz qualquer tipo de relação com os cargos e salários.
Então, basicamente você utiliza um modelo de retângulo para cada cargo, o cargo maior fica com a forma geométrica maior e conforme o nível diminui, os retângulos diminuem também.
Quais são as vantagens de um organograma?
Em primeiro lugar, existem vários tipos de organogramas e, por este motivo, é muito importante entender quais são suas vantagens e desvantagens. No entanto, aqui nós iremos apresentar as vantagens gerais de um organograma, pois você já os conheceu e pôde perceber qual é o ideal para a sua empresa.
A primeira vantagem de um organograma é que ele ajuda a empresa a ter um bom funcionamento, garantindo mais qualidade na percepção de todas as áreas da organização.
Além disso, o organograma também possui uma visão mais sistêmica, ou seja, mostram todos os pontos fortes da organização e aqueles que precisam ser melhorados, além de promover um bom relacionamento entre os colaboradores, padronizando os processos da empresa.
Um desses processos está relacionado ao controle de ponto da empresa, pois com a folha de ponto é possível ver a entrada e a saída dos colaboradores, quem está fazendo horas extras, entre outros.
Por último, mas não menos importante, ele permite visualizar quem é cada indivíduo dentro da instituição. Resumindo, ele é a ferramenta essencial para simplificar a rotina e os processos da empresa.
Como elaborar o cronograma da sua empresa?
Para que você saiba como elaborar o cronograma da sua empresa, separamos um passo a passo. De antemão, é importante ressaltar o quão é fundamental seguir os passos de forma eficiente, para que tudo ocorra bem durante o processo. Já separou o papel e a caneta? Vamos lá!
Primeira Etapa
Antes de tudo, para tudo o que está fazendo e liste todos os cargos e funções que existem na sua empresa. Acredite! Isso é essencial para o seu cronograma. Deve-se considerar do presidente até a equipe de limpeza e segurança.
Segunda Etapa
O próximo passo é entender quais são as lideranças de cada departamento da empresa. Além disso, é importante dizer que os nomes pessoais não devem ser utilizados. Afinal, pode ter mais de uma pessoa ocupando o mesmo cargo.
Ademais, você também não precisará atualizar sempre o documento quando uma pessoa sair e entrar na empresa.
Terceira Etapa
Esse é o momento de escolher qual gráfico representa a sua empresa. Isso, você poderá definir de acordo com as necessidades de separações de cargos e funções da sua organização.
Quarta Etapa
O organograma deve ser aprovado pelo empregador, para ser oficializado e ser apresentado a todos os profissionais da empresa. Por isso, é de extrema importância que esse documento seja colocado em lugares de grande visibilidade na organização.
Última Etapa
Esta etapa, na verdade, é feita para alguns ajustes finais. Isso porque, uma vez que o organograma esteja pronto e oficializado, ele deve servir como guia para estratégia, administração e organização.
É muito importante que o documento não seja visto como um controle, mas sim para representar o cenário atual do negócio.
Como um sistema de Controle de Ponto pode maximizar os processos e ajudar na criação de um organograma?
Você sabe qual é a relação de um sistema de controle de ponto com um organograma? Na verdade, não podemos dizer que os dois estão diretamente conectados, porque o organograma organiza cargos e processos dentro de uma organização, já o controle de ponto organiza a entrada e saída dos colaboradores.
No entanto, para que o controle de ponto funcione bem, é necessário ter sim um bom organograma. Isso porque, uma empresa precisa saber quais são os funcionários de cada departamento, quais são suas atividades, horários, porque precisam fazer horas extras, entre outros.
Com isso, se não houver uma boa organização entre os setores ou departamentos, é sinal de que a empresa está uma bagunça. Um controle de ponto moderno é capaz de organizar melhor os times.
Por isso, nossa dica é: venha para a QRPoint! Deixa a gente ajudar você nessa modernização da sua empresa, tornando os seus processos mais simples e ajudando você a focar mais nas pessoas da organização, tornando a sua estrutura organizacional mais eficiente.
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Para dar início, nós fornecemos o registro rápido dos seus colaboradores no software de controle de ponto, reduzindo a dificuldade na hora de adotar o novo sistema.
Uma vez que tudo já estiver nos conformes, você vai poder aproveitar do app do gestor, um dos nossos maiores benefícios.
É através do aplicativo do gestor que você terá acesso a dashboards de indicadores, mostrando todos os colaboradores que estão dentro da organização trabalhando, além daqueles que estão de férias e muito mais!
Portanto, para garantir a estadia do colaborador dentro do local de trabalho, nós usamos os recursos de geolocalização para criar uma cerca digital que garante exatamente onde o ponto online ou o ponto offline está sendo registrado.
E pensando na segurança tanto do colaborador quanto do gestor, o controle de ponto é registrado através do reconhecimento biométrico do profissional. Nós também mantemos o banco de horas de todos os colaboradores, permitindo mudanças nele se necessário.
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O que você perdeu?
Antes de tudo, não é novidade para ninguém que o setor de recursos humanos é um dos mais importantes em qualquer empresa, não é verdade? Então, se você está aqui e trabalha com recursos humanos, sabe bem quais são todas as atividades e processos que o RH tem como responsabilidade, né?
De fato, quando uma empresa não investe em recursos humanos, ela simplesmente fica prejudicada. Isso porque, um setor de recursos humanos, visa elaborar estratégias, alinhando todas as áreas da empresa, para que as mesmas tenham mais agilidade e produtividade. Outro ponto é que esse setor é de extrema importância para as empresas que querem ter vantagem competitiva no mercado.
Ao longo dos anos, as empresas passaram a investir em ferramentas tecnológicas, que, hoje em dia, já fazem parte de muitas organizações, deixando os processos automatizados.
Com isso, podemos dizer que o departamento de recursos humanos deixou de ser apenas um setor que cuida de contratações, treinamentos e demissões. Ao contrário disso, agora, esse setor cuida também dos objetivos e metas da organização, servindo com um suporte para facilitar os processos, por meio de uma gestão de pessoas mais estratégica e inovadora.
Além disso, esse departamento também exige de muito conhecimento, dedicação e experiência, pois só vivenciando o dia a dia dos processos é possível entender. Mas, para ajudar você, preparamos um artigo muito interessante e especial. De forma simples, iremos te explicar os conceitos e atribuições do departamento de Recursos Humanos.
Quer saber mais sobre Recursos Humanos, continue a sua leitura por este link > Recursos Humanos: entenda tudo sobre essa área!
